如何编写有效的企业差旅政策（下）

一份有效的企业差旅政策不仅仅是把它写出来。还必须结合自身的报销流程使政策便于沟通。以下我们整理的关于编制和组织你的企业差旅政策的一些技巧：

1. 从介绍开始

目的是写一个关于差旅政策简要介绍，概述员工最重要的责任，政策的目的，以及后面政策的重要性。

这是你传达最重要信息的机会，因此，员工不能说他们忽略了。这也是你帮助员工理解为什么政策对公司和员工至关重要的机会。

你不仅要传达政策是什么，还要传达原因，这样才能获得对变更政策的支持。例如这样的描述，“我们要求网上预订”实际上是在“乞求反对”，除非公司这样解释这个决定：“因为我们将节省时间和开支，同时保护在路上的差旅人员。”

因此，良好的介绍可以成为政策遵守的有效开端。

2. 排版友好

根据目标和数据，对政策进行组织排版。

例如，如果您的首要目标是帮助差旅人员轻松有效地预订行程，那么针对差旅人员进行组织你的政策。机票是否是最常预订的费用类别？那就把它排在最前面。可以按照差旅人员预订时的习惯步骤，从预订开始到最后提交报销单进行排版。

确保将政策分解为简短、用户友好的章节，并制作一个易于理解的目录，该目录帮助差旅人员能直接跳过他们需要的信息。想想如何使用图像和设计策略来让这个政策活起来。

3. 符合企业文化

“如果你的政策与你的文化不一致，那么员工就不会遵守，管理层也不会执行。”这句话很有道理，但也许说起来容易做起来难。一种确保你的政策反映公司文化的方法是倾听同事的意见。当你写作时，要牢记他们的偏好。如果您确定需要允许灵活的预订来满足同事的需求，那么你的语言必须匹配。我们来看一个示例：

“所有员工必须使用我们的首选供应商。”

4. 让政策适应公司的预定工具

“必须”一词的用法非常清楚（与“应该”不同，后者可能被误解或误用），而“使用”是相当正式的。因为没有模棱两可的地方，一个旨在通过供应商来节省的公司会发现这个陈述非常有效；但是，一个提倡灵活性和悠闲这样基调的公司可能会改用一个写法，比如“在满足差旅需求的情况下，我们鼓励员工使用我们的首选供应商。”

即使你使用预订工具，你仍然需要企业差旅政策。毕竟，许多移动预订应用需要你配置你企业的差旅政策，如果没有差旅政策，那么你就无法配置。该政策将用于指导员工在移动工具中进行先选购。因此，你必须有书面政策，以防移动预订应用没有针对特定偏好的设置，或者差旅人员希望在预订时查看与自己有关的政策。

一些报销软件在企业差旅政策方面支持很好，使政策执行更加容易。我们自己的产品“每刻报销”就允许公司或TMC配置非常详细的费用政策，一旦配置，员工只需查看政策允许范围内的可用预订。例如酒店住宿政策，允许员工选择相应费用标准以下的房型。

即使您使用新技术进行预订或报销，你仍然应该制定政策。你要研究预订工具并找出哪些东西可以简化。例如，出于安全目的你要求员工提交差旅行程，但是如果移动应用程序能自动记录行程，那么在政策中可以省去。

如何向员工传达企业差旅政策

当你已经克编写或更新好企业差旅政策时，你已经搞定了很多问题，但是工作还没有结束。如果没有人知道这个政策，那么所有的努力都毫无意义。

有调查发现，员工更喜欢从公司内网、预订工具或行程安排工具上查看政策信息，而不是通过电子邮件。这表明在公司内网、移动预订工具中设置差旅策略以及确保员工安能够容易地访问差旅政策信息是比较有效的方法。然而，我们认为渠道越多越好，尽管只有13%的员工认为电子邮件是他们的首选沟通方式，但通过电子邮件来触达那部分员工还是值得的。

让企业差旅政策持续有效

最后，要提醒的是差旅政策是需要不断更新来适应企业发展的。员工的需求会变，新的技术会不断出现，企业的业务也会不断发展，这些都会决定你应该制定怎么样的政策。因此，需要保持开放的心态来持续更新。当技术能力能接管更多的政策执行，那么可以尝试让政策变得越来越简洁。

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