如何编写有效的企业差旅政策（上）

制定有效的公司旅行政策是一项棘手的任务，该政策旨在帮助公司的商务人员遵守公司的差旅预订和报销流程。

对于编写差旅政策，如果只是简单地定义为你能做什么，不能做什么是一件很容易的事情。但我们都知道差旅是不简单的黑与白–有很多灰色地带（例如取消航班、升级到更好的车型、酒店房型和更昂贵的餐饮。）所以这些灰色地带，可能会让一些公司徘徊是否值得编写一套差旅政策。实际上，这是制定差旅政策的原因所在。如果没有规定清楚员工可以租用的汽车类型，公司将不能控制车型升级带来的超额费用。虽然许多大公司都有企业差旅政策，但小公司通常没有。然而，即使你的公司只有3个人，员工每年只出差两次，仅有几张差旅费费用报销单，你也应该考虑制定一套政策。

为什么你应该制定企业差旅政策

Expedia集团旗下的企业差旅品牌公司Egencia在2016年对商务旅行者进行了一次全球调研，重点关注在企业差旅政策上。一点不意外的是，调研发现只有38%的商务旅行者对公司的差旅政策感到满意。

这对公司意味着什么？差旅人员可能会不按规定预订，花费公司更多的钱，或差旅人员至少会对他们的差旅经历不满意，这可能会反映在他们在公司时的效率、在客户会议上的表现，以及他们持续服务公司的意愿。因此，制定一个既简单易行、又能帮助公司控制成本、又能满足员工差旅需求的企业差旅政策是很重要的。

一个有效的企业差旅政策有很多好处：

ü 保证差旅预定流程是规范有序的

ü 简化差旅人员的报销流程

ü 节省更多的支出（清晰的政策+快乐的差旅=更高的合规性=节省成本）

ü 帮助企业避免欺诈

ü 通过明确的安全过程来确保员工的人身安全

企业的差旅政策会因公司的目标、差旅实践经验和企业文化等因素而有所有不；但是，我们收集了一些可以作为参考的实践经验，这些建议可以帮助不同规模的企业来制定有效的企业差旅政策。

在编写企业差旅政策前要做的事

在您开始考虑编写差旅政策之前，你需要让你倾向的供应商做好准备，了解公司当前的差旅情况，并制定目标。

1.与差旅供应商谈判折扣价格，同时要充分考虑差旅人员的便捷性

员工希望在预订过程中有更多的选择和更大的灵活性。所以，在编写差旅政策之前，和供应商协商协商价格折扣时要充分考虑这一点。例如，Egencia的客户服务总监内森·布鲁克斯建议“与费用发生量高的城市中的关键酒店谈判，而不是只签订连锁酒店协议。”在您的差旅政策中告诉员工，他们必须预订一个特定的供应商。要考虑如何给员工尽可能多的选择，同时通过一些协议价格来帮助公司节省费用。

2.分析公司现有的差旅政策

首先了解公司当前的政策实践，这是编写一个成功的政策的最佳方法之一。花时间绘制出贵公司当前的差旅预定方式，并尽可能收集关于差旅人员实践的数据。你的员工多久预定一次？他们是否预定过商务舱？利用这些数据来了解差旅者的偏好（甚至直接询问来了解他们的偏好），并利用这些信息来帮助你编写一个在差旅者需求和公司费用节省之间找到平衡的政策。

3.为新的差旅政策制定目标

当你被委任编写公司差旅指南时，你最不想做的就是写太多的东西。但是，花点时间整理出这些政策的目标可能是值得的，然后和其他同事一起达成这些目标。帮助差旅者预定行程、差旅安全、节约、确保员工不在不可报销的费用上开支？确定这些目标的优先级来帮助你明确政策的框架。例如，如果公司最关心的是不能报销的消费，那么在政策的第一页就明确不可报销的费用条目，不至于被轻易忽略。

企业差旅政策要覆盖的点

在决策企业差旅政策时要考虑诸多变量。如果你是负责制定政策的人，你可能陷入到相当复杂的境地中，因为你必须平衡员工需要和公司需要。人力资源、运营和财务都会对所谓的“合理的方式”有其自己的观点。虽然我们不能推荐给贵公司的所谓的合适方法，但是有一些内容是每一个差旅政策都应该包含的：

1.费用类别

可以报销的费用类别（以及允许他们通过一个移动预订应用或公司卡预订）是差旅两政策中很重要的一部分。你应该列明公司可以报销的每个差旅和娱乐类目，以及相应费用类型的限制和指南。对于几乎所有的费用类型，你需要告诉差旅人员：

ü 所有优选的供应商（航空公司，连锁酒店，租车供应商），告诉他们应该能过这些供应商预订。

ü 提前预订的要求。许多公司要求员工至少提前两周预订酒店和航班。

ü 如果使用相关技术和TMC是必须的或是可选的，告诉他们相应的网站、移动就用、TMC供应商来搜索预订。

ü 支付方式。哪些费用开支需要使用公司商务卡而不是个人信用卡进行支付？是否所有预订都要求通过手机预订应用完成？

除了上面这些常见内容之外，还有许多其他需要考虑的，这些是针对具体费用类别的。以下是针对具体费用类别的一些建议：

机票

你可以先通过一个声明来鼓励差旅者为自己的预定负责。这里有一个好的例子：“差旅者在合理满足差旅需求的情况下，应当购买价格最低的机票。”当然，“合理”一词可以被差旅人员自由解读，这就是你为什么要进一步制定细化的指导方针。

明确：

ü指定服务等级。应该描述清楚，在什么情况下（如果有的话），差旅人员可以预订头等舱。例如，你可以为航班超过一定小时或高管人员的提供相应的福利。

ü明确是员工获得相应的飞行积分，或者是归公司保留用于后续折扣。

ü一定要列明哪些费用是差旅人员自己的责任，如超标行李费或退改签费用。

住宿

为了控制住宿费，最通常的就是为员工常去的目的地制定住宿间夜标准，例如:

ü明确房型:某些公司要求员工预定某个等级的房型，并要求升级房型的前提是不增加费用。同时，要考虑到某些场景下，相应等级房型的价格可能会高一些，例如海景房等。

ü明确其它附加费用可否报销：例如迷你巴,WI-FI等费用.

市内交通

在选择市内交通工具时，要求员工要有合理的判断。以下几点值得考虑:

ü是否允许乘坐滴滴、Uber和LyFT之类的打车应用。让员工知道你的政策，并明确细节，例如他们不应该高峰涨价时间使用滴滴。

ü总是索取含有日期信息的票据。

ü在方便的时候要求员工使用公共交通工具。

租车

预订最低的费率应该适用于所有费用类别，但是对于租车来说，值得提醒的是，费用会因车型不同差异巨大。你需要：

ü指定允许的车的排量大小或类型。有时，标准与多少人员同行有关。

ü让员工知道，他们是否需要在租车时购买保险。

ü考虑私车公用，你可能需要给差旅者在私车公用时的指南和相应的报销标准

餐饮

有些公司的用餐政策非常明确。他们可能会规定，公司将不报销在员工返回航班降落后的任何餐饮费用。这些政策似乎对差旅人员来说过于严格，但它们显然会为公司节省费用。所以，这个决定往往归结为公司文化。大多数餐饮政策包括：

ü定义清楚每餐的报销或补贴标准

ü关于酒，有些公司规定只能在客户招待时给予报销

客户招待和娱乐

在有些政策中，商务宴请被定义为在餐前、餐中或餐后进行商务洽谈的用餐。应当提醒员工的是他们的消费应该合理和适当，因为这些费用很容易失去控制。事件如果需要花较多的钱时，应该要求有事前审批。可以考虑的一些策略有：

ü描述清楚公司中参与业务招待的最高级别的人

ü规定支出的限额或范围，如果员工超出一定范围，则报销需要增加更高层级的审批人。

ü关于小费：大多数公司允许报销小费，但有些公司规定超过20%部分不予报销。

2.不可报销的费用

一个好的企业差旅政策清楚地说明了公司不会提供什么补偿。一些经常无法进行偿付削减的常见项目包括：

Ò 婴儿看护费

Ò 干洗费

Ò 电影票

Ò 航班变更费

Ò 停车罚单

Ò 航空公司优先座位升级

Ò 酒店员工小费

Ò 旅行期间购买的化妆品或衣物

Ò 宠物寄宿

以上费用有一些可能列在费用类别中描述，但是为了方便使用和明确，建议独立描述。

3.费用报销和报销流程

有些公司会在政策中的每种费用类型中解释如何报销，也有一些公司采用独立的章节描述费用报销流程。不管您采取哪种方法，都有一些共同的问题需要解决，并且不同公司的费用报销流程也有很大差异：从纸质表格到高科技移动差旅解决方案，您的差旅政策都需要解决以下问题：

ü公司需要什么样的单据（表格，收据）来报销旅行者？

ü差旅人员在差旅结束后报销的预期时间是多少？

ü员工在提交后多久才能完成报销？

ü如果员工不遵守政策会怎样？

ü任何费用类别是否需要预先审批？

ü谁批准差旅申请或费用报销单，他们的联系信息是什么？

不幸的是，一些差旅人员偶尔会在费用报销单上捏造事实。事实上，Chrome River在2016年2月对1000多名差旅人员的调查显示，报销欺诈每年给美国企业造成的损失超过28亿美元。减少费用报销舞弊的一种方法是在你的差旅政策费用报销指南中详细说明。当要求员工提供支付证明时，你可能需要具体说明。例如，建议企业在申请住宿费报销时“说明员工是否需要提交收据而不是信用卡结算单”。信用卡结算单只能显示整个酒店账单，而房间账单将分解电影费和迷你酒吧费用，而这些费用可能公司不会承担。

有些公司制定了费用超过多少需要票据的规定，尤其是餐饮。如果费用在每餐标准内，很多公司不要求提供，这使得差旅人员和会计都简单一些。

4.安全

任何公司的差旅政策的一个重要目标应该是保护员工的人身安全。Egencia的调查显示，安全和责任出现在企业费用政策中的频率远低于成本相关政策。在你的差旅政策中描述一切关于差旅安全流程是很重要的，帮助你完成企业对于员工关怀的责任。你可以考虑以下方面：

ü要求员工提交他们的行程，这样你就随时可以知道他们在哪里。

ü要求员工留下他们的宾馆电话号码。

ü在不同的紧急情况下，提供给员工相应的联系信息和资源。

ü告诉员工公司为员工购买的差旅保险。

有些TMCs提供可以记录差旅人员行程的工具。大多数工具允许差旅经理收集差旅数据和行程路线，这有助于将差旅人员定位到特定的城市或地区内，不建议持续使用GPS来持续跟踪员工。

CWT的一项关于差旅政策和遵守情况的研究表明，77%的差旅经理表示，如果不使用指定的预订渠道，他们在紧急情况下就不能很好地找到差旅人员。超过1/3的旅客不知道通过TMC预订和紧急追踪之间的联系。如果您的公司使用这样的工具，可以基于这些数据来提醒差旅人员从优选的供应商预定可以增加他们差旅的安全性。应该告诉员工如何使用这些工具以及解决任何差旅过程中隐私相关的的问题。

企业差旅政策的高级建议

共享经济

我们建议你在制定企业差旅政策时充分考虑共享经济。随着越来越多的差旅人员采用像滴滴、Airbn这样的共享经济服务，让员工知道你在这个问题上的立场很重要，不管你是否同意它的使用。考虑共享经济可以带来的成本节约的同时，也要考虑潜在的安全风险。因此在差旅政策时要同时考虑到多个方面。

商务休闲

这也是制定差旅指南时的一个重要考虑因素。越来越多的差旅人员会在差旅其间增加出差天数以作休闲旅游，公司针对这一点最好制定一些指导方针，为员工在出差时做好准备。例如， “你可以通过增加一天或两天的个人旅行来节省公司的钱，比如你刚后不是很忙，增加一天的旅游可能机票更加便宜。如果能节省开支，公司可以考虑允许个人旅行时间，当然需要报销员工差旅来回的费用。

分级制度

对公司的差旅政策进行分级很常见，但也会有一些争议（分级则意味着不同的准则适用于不同类型的员工）。一些人认为，你不应该把政策分等级，因为它会产生仇恨，而且更难理解和记忆。然而，另一些人则争辩说，那些在公司有较高职位的员工，值得更好的住宿和差旅级别的升级。在某些情况下。我们的建议是在公司的不同阶段或者根据不同的企业文化和业务需求，综合衡量分级制度的利与弊。虽然分级的制度是很普遍的情况。

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如何编写有效的企业差旅政策（上）

企业差旅政策要覆盖的点

1.费用类别

2.不可报销的费用

3.费用报销和报销流程

4.安全

如何编写有效的企业差旅政策（下）

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