广州数科集团

广州数科集团简介：

广州数字科技集团是一家以人工智能和数字经济为核心，兼具功能保障任务的市场竞争类多元化产业集团，其前身广州无线电集团成立于1995年，历史可追溯至1956年组建的“国营广州无线电装修厂”，1960年定为国营第七五〇厂，是我国最早布局的部属军工电子骨干企业之一数科集团旗下控股公司220家，控股A股上市公司5家，连续37年进入中国电子信息百强榜单。集团营收超200亿，控股上市公司总市值近千亿。

近日，每刻科技助力广州数科集团（以下简称：数科集团）完成智能费控系统上线。

这些年，数字经济浪潮一直汹涌澎湃，作为广州老牌的国资企业数科集团却是早早就开始布局，以“1+4+N”的总体工作思路来打造数字化管控平台，以数字化转型来推动集团管理的提质增效。目前，数科集团已完成了涵盖资本运营、科技创新、人才发展、风险管控、党工团、智慧园区等业务领域20多个系统平台的开发建设，为企业经营发展和高效运作提供了强有力的技术支撑。

每刻很荣幸参与到数科集团的财务数字化升级工作中：在上线每刻费控系统前期，与数科集团各个部门展开了细致的需求沟通与调研，并在实施部署的过程中，不断融合各部门建议，制定前瞻性的蓝图方案，最终成功上线。数科集团财务会计部与技术创新部对项目组予以高度评价，对每刻项目组的积极主动与持续创新解决思路表示高度认可。而数科集团财务部门“严谨、务实、创新”的工作理念也为此次费控项目能在实施过程多次创新突破发挥了重要作用。

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安全至上：凭证附件本地化存储，保证文件的安全管理

采用新一代智能云费控平台，数科集团遇到的第一个难题就是文件的存储的安全问题。对于国企凭证附件相关文件资料管理的严格要求导致对于云平台解决方案存在信息安全无法满足企业要求的顾虑。因此，如何兼顾云平台便捷和及时持续迭代以及经济实惠的优点，提出满足文件在费控流转过程中的安全性的流转和储存是一个关键难题。

每刻实施人员考虑到国有企业的特殊属性，凭证附件的安全性和保密性也成为此次项目的重点关注内容。在多方探讨沟通下，最终落地界面统一，操作无感、表单和附件相分离的创新解决思路：将每刻费控系统与数科集团自研的OA进行集成对接，所有的业务审批流依旧在每刻报销上发起与流转，附件上传时，单点跳转到OA平台进行附件上传。完成审批后，会自动生成凭证并推送至会计核算系统EAS系统中。如此实现了在保证附件安全的前提下，最大程度不改变用户操作习惯，同时满足管理人员查看方便以及未来拓展性强的优点。

制度合规：配套财务共享总体框架，一套系统支撑多单多制度融合

此次费控系统上线的范围涵盖了集团总部以及15个下属单位，如何在财务共享系统的总体框架下，用一套系统来支撑这么多单位的制度融合也是一个十分具有挑战性的问题。数科集团为了更好的提高业务效率，促进业财融合，没有简单粗暴的强制要求各个单位统一使用总部的制度，而是仔细研究各个下属单位的制度，和每刻的实施人员探讨如何实现多制度、多标准、多流程的融合。

经过对不同下属单位制度的对比，数科集团的财务人员发现，不少子公司的标准和制度是有相似性的。于是，把制度相同的下属单位合并同类项，根据不同的标准、制度要求在系统中设计多个流程表单，制度相同的下属单位则共用一个表单。例如：假设公司A和公司B制度标准一致，公司C和公司D制度标准不一致。那么就设计2个流程表单——表单1和表单2.公司A、公司B走表单1，公司C和公司D走表单2。接下来就是要解决不同单位的审批流问题。每刻的实施人员将“公司抬头”作为第一匹配要素。在业务人员填写单据时，就自动根据身份信息匹配其对应的“公司抬头”，单据提交后就会匹配出相对应的审批流。有效地实现了多制度、多标准、多流程在一个系统中完成的问题。

流程创新：创新的管理校验模式提高审批流转效率

3-5天完成业务报销的提单、审批到结款，这个流程速度对于很多公司来说都不算慢，但是“专业、职业、敬业”的数科集团财务部一直在思考如何能让审批效率更高，业务人员体验感更好。数科集团除了让审核、审批线上化，还将每刻费控系统和数科集团OA、企业微信都进行了集成，设置了多处消息通知和待办事项的提醒，让审核者能及时看到审批消息，及时审批。同时站在审批者角度，增加了降低审批顾虑的方案：

1.在每刻费控系统中设置了费用预算管控模块，审批单据中会关联预算单，让审批人可以清晰看到项目预算的使用情况，能够更加精准的进行预算管控和监管，降低费用超标的风险，减少审批人员的审批顾虑。

2.数科集团财务人员还全面梳理了集团的费用类型以及费用标准。把公司制度、规范落地到系统，让系统自动、智能校验费用，发票，行程是否合规、合理、真实。有效帮助审批人员在最短时间内识别单据中的异常情况。

解决了审批效率问题，数科集团还把每刻费控系统和CBS系统进行对接。每刻报销系统自动将支付明细内容推送CBS，供CBS做支付，大大提高了财务的工作效率，降低了财务风险。正是这一项项举措，让原本3-5天的报销时长缩短到了1-2天，大幅提升了报销的效率。

目前数科集团及15家子公司（非上市公司体系）已经全面确认上线，这是数科集团财务数字化进程的重要里程碑，同时也是数科集团与每刻科技双方进一步加深合作的新起点。数科集团将继续秉承着“严谨、务实、创新”的工作理念，推动财务数智化转型，从而打造数字经济下的财务新动能。每刻也将秉承“实时财务每时每刻”、“释放财务创造力”的使命，为包括数科集团在内的中国本土企业、中国出海企业、中国外资企业提供更加智能、高效、合规的财务数字化服务。

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