企业费用的真实性该如何管理？

赞哥前言：费用发生的真实性问题是大事，也是难事。公司如何管理和识别真实性问题，是技巧也是艺术。这几天连续有好几位财务总监跟我交流这个问题，所以，有感而发，想把这个问题展开来聊聊。

事情的起因是客户的老板想让我们系统增加行程时间与发票时间的校验来识别费用发生的真实性，还有校验招待费的发票时间和申请时间，校验开票地址和行程地址。这两个看上去合理的需求，但是后面却是一堆困难和问题，不是系统逻辑不好实现，而是哪怕实现了并不了满足老板提出需求的出发点，反而给财务部门带来了更多工作量。

发票的开具时间，并不是业务的真实发生时间

老板提出这个需求的出发点很明显，就是希望系统能够自动识别这一些看上去不合理的费用。但是，老板站在单一视角，忽略了实际场景的可能性。

首先，现在电子发票越来越多，很多情况下电子发票开具的时间可能是消费后过几天员工才开具的，有的甚至到报销时才开具的，也就是发票的时间和实际消费时间完全对不上。其实，ETC的过路费发票也会有这个情况。

发票作为一种原始凭证其实不能证明业务发生的时间。哪怕是纸质发票，有时候住宿、餐饮发生后，酒店因为没有相应的发票，会告知留下地址开出后邮件。所以，发票的开具时间，往往是滞后于业务的发生时间。

发票的开具地点，也不一定是业务的发生地点

因为现在电子发票都是线上开具的，线上服务所开具的发票销项地址有可能是中心化的，也就是你在全国各地开到的这个单位的电子发票是出自同一个地方。比如线上开的机票、酒店的电子发票。所以，想通过两个地址的比对来校验费用地点的合理性，也是很多情况下会失效的。

如果我们做了这样的管理，后果是什么？

因为现在电子发票的占比达到50%以上，很多情况下会出现校验报错提示的情况，逼着财务人员去看到底合不合理，反而可能会被无效的提示信息占用了阅读时间。如果有时候搞不清楚，去和员工核对，还可能造成信任问题、沟通成本和内部矛盾。

到底应该如何对费用的真实性进行有效管理？

我认为要多管齐下。

首先，是政策保障。如果公司查出员工的虚假报销行为，应该要重罚。同时，公司要让上级对员工的业务发生真实性进行把关，承担连带责任。业务发生的真实性，业务部门要承担第一审核责任，因为反映在系统和费用报销单中的数据是很少的一部分信息。这样，可以做到员工在心理上不敢造假，并且业务领导重视日常的宣导和审批。

其次，工具支持。费用发生的真实性，不是简单的通过时间和地点就能验证的。判断费用发生的真实性，主要根据费用发生的“结构”和“时序”。如果员工一次出差的费用发生的结构，例如，火车、机票、酒店、餐饮、打车等费用发生的结果基本上合理，没有太大的偏差，那么发生问题的可能性就低很多了。

另外，通过分析业务发生的时序，就能够发现不属于行程的费用是否有夹杂在报销中间。校验的时间主要是校验费用的发生时间，而不是发票时间，这两个是很大差别的。每刻报销能够通过行程视图(如图1)，切到费用类型结构或行程视图，帮助我们快速地了解费用发生的结构和顺序，给我们判断费用发生的真实性提供最重要的信息参考。

费用管理

图1

最后，大数据审计。很多时候，一切表象看上去都是正常的，但是实际上也有可能是虚假的，所以需要事后的大数据报表分析。通过大数据分析员工的支出是否有大的结构性上的异常，横向对比员工的支出和业绩，可以发现表面正常但是低效的或者虚假的支出行为。

在费用管理上，我推荐灰度管理和信用管理，特别是员工薪酬待遇好的高新企业。不合理的管理方法，不但不能实现我们要的效果，反而会大幅增加财务部门的审核工作量。灰度管理就是不要为了管理费用发生的真实性，过度依赖数据细节管理。

道高一尺，魔高一丈。严管的背后可能会导致员工的厌恶，触碰人性的阴暗面导致的结果可能是反向的，进一步提升员工的“反侦查能力”。信用管理是基于信赖员工，引导员工关注工作的重心，鼓励员工从善如流，塑造良好的企业氛围。

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企业费用的真实性该如何管理？

发票的开具时间，并不是业务的真实发生时间

发票的开具地点，也不一定是业务的发生地点

如果我们做了这样的管理，后果是什么？

到底应该如何对费用的真实性进行有效管理？

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